Un(e) assistant(e) administratif(ve) DEJS

Située dans le département du Nord, au cœur de la Métropole Européenne de Lille, Croix (59170) est une ville résidentielle dynamique d’environ 21 000 habitants, idéalement positionnée entre Lille, Roubaix et Tourcoing. Bien desservie par le métro et le tramway, elle offre un cadre de vie recherché, alliant proximité des grands pôles urbains et atmosphère paisible.

Marquée par son histoire industrielle textile, Croix conserve un patrimoine architectural remarquable, dont la célèbre Villa Cavrois, œuvre emblématique de l’architecte Robert Mallet-Stevens. Dotée d’équipements scolaires, sportifs et culturels de qualité ainsi que de nombreux espaces verts, la commune séduit par son équilibre entre tradition, modernité et qualité de vie.

-   Organiser /accompagner l’organisation de la vie professionnelle du directeur adjoint DEJS

-   Concevoir et élaborer les documents de la direction selon le cadre commun défini et en lien avec les agents du pôle sport / entretien / restauration - Education (suivi dossier de subvention, vie associative, convention de mise à disposition des équipements, planning d’utilisation des équipements, planning des transports collectifs, travaux et suivi de travaux dans les équipements…)

-   Assister le directeur adjoint lors des réunions pour assurer les prises de notes

-   Rédiger les comptes rendus et assurer leurs diffusions après validation

-   Assurer le suivi de la chaine de délibération et de la bonne exécution du processus de décision pour la DEJS (Conseil d’Administration, Commission, Conseil Municipal) en lien avec le binôme

-   Assurer l’élaboration des Powerpoint inhérents aux réunions de la DEJS en particulier du pôle sport / entretien / restauration - Education

-   Etre garant de la mise à jour et de l’application du planning général de la DEJS en particulier du pôle sport / entretien / restauration - Education

-   Assurer le suivi et les relances auprès des responsables de service du pôle sport / entretien /restauration - Education

-   Centraliser l’information et assister le directeur adjoint EJS dans le périmètre de son pôle

-   Centraliser et diffuser les conclusions des travaux collaboratifs suivis par le directeur adjoint

-   Assurer le reporting des différentes activités et projets suivis par le directeur adjoint

-   Assurer occasionnellement les urgences de régie à la piscine municipale et à l’espace famille

-   Assurer la gestion des demandes e-Atal, du courrier, des véhicules de la DEJS, des commandes de fournitures administratives en lien avec le binôme

-   Connaissance du cadre réglementaire des collectivités territoriales

-   Bonne capacité d’organisation et de gestion du temps / réactivité

-   Maitrise de la gestion de conflit et de la relation à l’usager

-   Maitrise des techniques de secrétariat / Aptitude à rédiger des comptes rendus

-   Maitrise approfondie de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint)

-   Grande capacité d’adaptation / sens du travail en équipe

-   Aptitude à communiquer – aisance relationnelle

-   Capacité à élaborer des outils de planification et de suivi

-   Savoir faire preuve d’une très grande discrétion et de respect du devoir de réserve

-   Savoir être à l’écoute des usagers et des partenaires (capacité d’écoute et de diplomatie)

-   Très bonne maitrise des règles orthographiques et grammaticales.